Czy trener personalny powinien podpisywać umowy na piśmie z klientami?

Czy trener personalny powinien podpisywać umowy na piśmie z klientami? Dlaczego warto wybrać tę formę zawierania umów? Jakie są plusy i minusy takiego rozwiązania? Wszystkiego dowiesz z tego wpisu!

FAKTY!

Choć nie jest to wymagane dla ważności umowy, zawarcie umowy na piśmie ma wiele korzyści zarówno dla trenera, jak i dla klienta. Umowa umożliwia jasne określenie warunków i oczekiwań obu stron oraz stanowi formę ochrony prawnej w przypadku sporów lub niejasności.

Podpisanie umowy daje obu stronom pewność co do zasad współpracy, takich jak zakres usług, długość trwania czy częstotliwość sesji, opłaty, warunki płatności, poufność informacji, odpowiedzialność i inne istotne aspekty. Ponadto, umowa na piśmie ułatwia rozwiązanie ewentualnych sporów i zapewnia bezpieczeństwo obu stron.

Mimo, że nie ma prawnego wymogu zawierania umowy w konkretnej formie, ważne jest, aby przed rozpoczęciem treningów personalnych ustalić i porozumieć się co do warunków współpracy. Podpisanie umowy to również sygnał profesjonalnego podejścia dla Klienta i umożliwia przejrzystą komunikację i zrozumienie między trenerem a klientem.

Jakie są plusy i minusy zawarcia umowy w takiej formie? Sprawdź poniżej!

PLUSY:

1.           Klarowność i jasność warunków: Pisemna umowa zapewnia jasne określenie warunków
i oczekiwań obu stron. Wszystkie istotne szczegóły, takie jak zakres usług, długość trwania czy częstotliwość sesji, opłaty, warunki płatności itp., są sprecyzowane w umowie. Dzięki temu obie strony mają pełną świadomość warunków współpracy.

2.           Ochrona prawna: Pisemna umowa stanowi formę ochrony prawnej dla obu stron.
W przypadku sporów lub niejasności, umowa może służyć jako odniesienie do rozwiązania konfliktu. Jeżeli któryś z warunków nie zostanie spełniony, można odwołać się do umowy w celu wyegzekwowania swoich praw.

3.           Wymogi prawne: Forma pisemna pozwala również na udokumentowanie spełnienia przez trenera wymogów prawnych, jakie mogą nakładać na niego przepisy prawa bezwzględnie obowiązującego. Np. w przypadku istniejącego obecnie obowiązku informowania klienta o zasadach przetwarzania danych osobowych (tzw. klauzula informacyjna RODO), w umowie można zawrzeć stosowne postanowienia w tym zakresie.

3.           Profesjonalizm: Zawarcie umowy na piśmie wskazuje na profesjonalizm trenera i że a także, że traktuje swoją pracę poważnie i jest zobowiązany do świadczenia usług zgodnie z uzgodnionymi warunkami.

4.           Klarowność finansowa: Pisemna umowa zawiera zwykle informacje na temat opłat i warunków płatności. Klient ma jasność co do kosztów i terminów płatności, co pozwala uniknąć nieporozumień w przyszłości.

5.           Bezpieczeństwo obu stron: Umowa na piśmie chroni zarówno trenera, jak i klienta. Określa prawa i obowiązki obu stron, co minimalizuje ryzyko konfliktów i nieporozumień.

Jeśli zawarcie umowy na piśmie niesie za sobą tak wiele korzyści, to czy są jakieś minusy regulowania współpracy między trenerem personalnym, a klientem w tej formie?

MINUSY:

1.           Nadmierny formalizm: Dla niektórych klientów i trenerów, formalny charakter umowy na piśmie może być zbyt sztywny lub nieprzyjemny. Niektórzy preferują bardziej elastyczne i nieformalne umowy ustne, które pozwalają na większą swobodę i dostosowanie się do zmieniających się okoliczności.

2.           Ograniczenia elastyczności: Umowa na piśmie może wprowadzić pewne ograniczenia w zmianie warunków współpracy. Na przykład, jeśli klient zdecyduje się na zmianę częstotliwości sesji lub zakresu usług, może być konieczne wprowadzenie poprawek do umowy, co może wiązać się z dodatkowym nakładem czasu i formalności.

3.           Koszty prawne: Zawarcie umowy na piśmie może wiązać się z kosztami prawno-poradniczymi. Jeśli trener korzysta z usług prawnika lub specjalisty do przygotowania umowy, może to wiązać się z dodatkowymi wydatkami. Dla niektórych trenerów, zwłaszcza tych na początku swojej kariery, koszty te mogą być obciążające.

Jak zminimalizować minusy tego rozwiązania?

Kluczem będzie tutaj:

-- przygotowanie umowy w jak najbardziej jasny i klarowny sposób, by regulowała najważniejsze aspekty współpracy, bez szczególnego formalizmu, w maksymalnie krótkiej i przystępnej formie,

-- aby wzór umowy był wielowariantowy i dawał trenerowi możliwość elastycznego kształtowania warunków współpracy w najważniejszych kwestiach. To jednocześnie pozwoli na uniknięcie zbędnych kosztów związanych z korzystaniem z usług prawnika w sytuacji, gdy umowa z klientem będzie wymagała naniesienia poprawek czy zmian.

Podsumowując, umowy zawierane na piśmie są korzystnym dla obu stron rozwiązaniem, które pozwalają na dokładne określenie warunków współpracy, uniknięcie nieporozumień czy konfliktów oraz świadczą o profesjonalnym podejściu do świadczenia usług przez trenera personalnego. Przedstawione korzyści z tego rozwiązania zdecydowanie przemawiają za tym, by zawieranie umów z klientami na piśmie na stałe wpisać do standardów swojej pracy.

Pozdrawiam,

Paula